Agenda
1. Godkjennelse av styrets forslag til årsberetning og regnskap for siste regnskapsår
2. Fastsettelse av budsjett for inneværende år og fastsettelse av årskontingent til dekning av sameiets kostnader
3. Valg av styre
4. Valg av revisor, kasserer og valgkomite
5. Eventuelt og gjennomgang av problemstillinger som ble diskutert på årsmøte i 2023

Referat

1. Godkjennelse av styrets forslag til årsberetning og regnskap for siste regnskapsår
Styret i Tangen Bryggesameie består av Sverre Asphaug, Pål Iversen, Tone Svennevik og Astrid Berild (styreleder). Bjørn Arve Iversen er kasserer. Årsberetning er sendt ut i forkant av årsmøtet. Det har i hovedsak vært to forhold som styret har jobbet med siste år:

1) Avtale Nordocks AS: Tidligere avtale med Nordocks var inngått i 2013 med varighet på 5 år og var dermed utgått. Til tross for dette har de gjennomført halvårlige inspeksjoner. Styret har i år inngått ny avtale om halvårlig inspeksjon som løper til avtalen sies opp med 3 mnd oppsigelse. Det er bedt om samme type inspeksjon som tidligere, men inspeksjonen under vann gjennomføres nå med drone fremfor dykking. Dette gir en kostnadsbesparelse (inspeksjon med drone koster ca halvparten av inspeksjon via dykking). Det kom innspill fra sameierne om at man bør sjekke at inspeksjon med drone er tilfredsstillende ift bryggeanleggets forsikring, da krav om dykking skal ha vært nevnt spesifikt i forsikringsvilkårene. Styret sørger for å avklare dette raskt.
2) Merking av gjesteplasser: Ref sak fra fjorårets årsmøte, er det montert nye fortøyning forbudt skilter og planke som gjør det vanskeligere å fortøye der det ikke skal legges til. Dette er ordnet av Bjørn Arve Iversen og Sverre Asphaug. Og det er videre sørget for informasjonsskilt både på utsiden og innsiden av redningsbøyen samt sjekket at informasjonen på norsk havneguide stemmer.

Regnskap for 2023 er delt på mail. Overskudd for 2023 var NOK 224 567. Sum gjeld per 31.12.2023 er NOK 253 326. Årsberetning og regnskap ble godkjent.

Årsmøtene har vært lagt til midten av juli de siste årene for å sikre tilfredsstillende oppmøte. Sameiere minnet om vedtektene som sier at årsmøtene skal være avholdt innen utgangen av mai sammen med forslag om å samkjøre det med dugnaden på våren. Dokumentet er signert digitalt av:
• Berild, Astrid (10.08.1987), 18.08.2024
• L'orange, Thor-Christian (07.12.1960), 18.08.2024

Forseglet av Posten Norge

2. Fastsettelse av budsjett for inneværende år og fastsettelse av årskontingent til dekning av sameiets kostnader.
I forkant av møtet er det fremmet forslag fra sameiere om å redusere årskontingenten som per nå er NOK 10 000. Styret ønsket å løfte dette i årsmøtet for felles vurdering før utarbeidelse av budsjett. Det ble bemerket av sameier at budsjettforslag burde vært sendt ut i forkant av årsmøtet i henhold til vedtektene og styreleder beklaget dette.

Blant de fremmøtte sameierne var det felles ønske om å bruke overskuddet til å nedbetale gjeld og dereetter bygge opp en buffer for fremtidige vedlikeholdskostnader. Konklusjonen ble dermed at årskontingenten beholdes på nåværende nivå (NOK 10 000) og videre at budsjett for 2023 legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for 2024. Budsjett for 2024 ble godkjent basert på dette og styret vil ettersende på e-post til sameiets medlemmer så snart som mulig.

Revisor legger til at den største usikkerheten i budsjettet er fakturaene fra Nordocks og eventuelle vedlikeholdskostnader som påløper etter gjennomført inspeksjon. Forslag fra sameiere om å hente inn tillbud fra andre aktører for å se om det kan være muligheter for kostnadsbesparelser. Eventuelt utforske om det kan være mulighet for stordriftsfordeler dersom man samarbeider med bryggeanlegget i Albykilen.

3. Valg av styre:
Nytt styre ble valgt basert på rotasjonslisten: Tone Svennevik og Astrid Berild fortsetter på sitt andre år. Eirik Lande Olsen og Geirr Dahl trer inn i sitt første år.

Det ble løftet spørsmål fra sameierne om bruk av rotasjonslisten er en god nok modell for ivaretagelse av bryggeanlegget. Med verv på kun 2 års varighet vil det være vanskelig å sikre god kontinuitet for styrearbeidet, spesielt på det som har med tilstanden på bryggeanlegget å gjøre. Det vil også være fordelaktig å sikre at styret innehar teknisk kompetanse, noe som man ikke får gjort med rotasjonsliste. Samtidig er erfaringen at det er vanskelig å få folk til å påta seg verv om det ikke er et system som rotasjonslisten. Flere ideer ble diskutert. Kan det for eksempel være fornuftig å nedfelle et utvalg/person(er) som har ansvar for den tekniske oppfølgingen av anlegget og dialogen med Nordocks? Et verv som da bør ha en lenger horisont enn de 2 årene og som rapporterer jevnlig til Styret. Det var ingen som meldte seg direkte til dette i møtet, men om noen av sameiets medlemmer kan tenke seg en slik rolle bes de ta kontakt med styret.

4. Valg av revisor, kasserer og valgkomité:
Valgkomité: Thor Christian L’orange og Bjørn Arve Iversen

Kasserer: Bjørn Arve Iversen

Revisor: Ellen L ́orange

5. Eventuelt og gjennomgang av problemstillinger som ble diskutert på årsmøte i 2023

5.1. Teknisk tilstand bryggeanlegget:
Rapport fra Nordocks i 2023 beskriver et solid anlegg og det ble ordnet fenderstokk og øybolter til bølgebryter etter denne gjennomgangen. I tillegg ble det elektriske anlegget reparert. Ved inspeksjon i 2024 ble det kartlagt at det mangler en kjetting på en moring på sørsiden samt fendere. Styret har bedt om pris på utbedring og avventer dette. Til høsten vil det gjennomføres ny undervannsinspeksjon. Ellers ingen store utgifter så langt i 2024.

Forslag og ønske fra møtets deltagere om at bryggesameiet bør ha en bedre oversikt over bryggeanlegget med oppdatert beskrivelse av hvilket vedlikehold som er gjort. Denne bør oppdateres løpende etter hvert som reparasjoner gjennomføres slik at man har en god oversikt over tilstanden og hva man kan forvente av vedlikeholdsarbeid fremover. Styret har allerede etterspurt dette fra Nordocks. Nytt styre vil følge opp dette videre. Sameiere opplyser om at det skal være delt en slik oversikt tidligere på e-post. I permer i boden ligger det også mye materiale. Styret sørger for å kartlegge dette og skal se på mulighet for å opprette et digitalt fellesområde for relevante dokumenter slik at dette kan være lettere tilgjengelig for flere samt bidra til god kontinuitet i styret.

5.2 Gjesteplasser

Gjesteplassene ytterst på bølgebryteren er svært populære. De oppleves trolig som en rimelig løsning sammenlignet med andre havner/gjesteplasser i området. Resultatet er at flere båter blir over en lengre periode og det blir vanskeligere for gjester av sameierne å benytte seg av plassene.

Det er også bekymring blant sameierne om bølgebryteren er dimensjonert for at store båter legger til ved gjesteplassene og hvordan dette påvirker slitasje på anlegget. Dette bør Nordocks kunne svare på. Styret sjekker ut.

Tilbakemelding fra sameierne er at retningslinjene bør strammes inn. Flere former for grep ble diskutert
- Tydeliggjøre at strøm og vann ikke er inkludert
- Vurdere å øke prisen per døgn som har stått fast i mange år
- Vurdere å sette et maks antall døgn, evt også fotbegrensning
- Vurdere å fjerne informasjon i havneguiden
- Oppdatere hjemmeside
Styret tar forslagene med seg i det videre arbeidet.

Oslo 13.august 2024
Astrid Berild Thor Christian L’orange